Formation Office Planner : s'organiser et collaborer dans Office 365

Cette formation sur Microsoft Planner permettra à ses utilisateurs d’exploiter pleinement cet outil de planification de la suite Office 365. Ils apprendront à créer des plans, à organiser et assigner des tâches, partager des fichiers, utiliser la messagerie instantanée, et connaîtront toutes les bonnes pratiques pour mieux collaborer et travailler plus efficacement sur Office 365.

Objectifs pédagogiques

Maîtriser les fonctionnalités de planification et d’organisation de Microsoft Planner

Conduire un projet et en suivre l’avancement

Mieux collaborer et communiquer avec ses collaborateurs

Savoir intégrer Planner avec d’autres outils collaboratifs Office 365

A qui s’adresse cette formation ?

Public

Utilisateurs

Prérequis

Aucun, si ce n’est d’être à l’aise avec son environnement de travail Windows.

Programme de formation

Introduction à la formation et présentation de Microsoft Planner

Pourquoi utiliser Planner ?
Comment s’intègre-t-il dans Office 365 ? Les outils associés
Introduction et cas d’usages : planification projet, évènement, organisation…
Les atouts et particularités de Microsoft Planner (vs. Project Online, SharePoint)
Découverte de l’interface
Terminologie : plan, groupe, tableau, tâche, attribut, compartiment…
Configurer Planner selon ses besoins
Exemples de cas pratiques : rapide tour de table, présentation des apprenants et des différents contextes professionnels, échanges quant aux perspectives d’application des acquis pédagogiques à l’issue de la journée de formation. Connexion à Planner et premières configurations.

Prise en main de Planner

Créer un nouveau plan
Différence entre plan public et plan privé
Ajouter des tâches
Attribuer les tâches à des personnes
Les bonnes pratiques pour utiliser les tableaux et compartiments
Exemples de cas pratiques : création d’un plan, ajout à un groupe Office 365 existant ou création d’un nouveau groupe, création et affectation de tâches selon un ensemble d’activités à réaliser.

Gestion des tâches

Créer de nouvelles tâches pour un plan
Trier les tâches au sein des compartiments
Affecter des dates de début et d’échéance aux tâches
Ajouter des détails aux tâches : étiquettes, listes de vérification, commentaires…
Joindre un fichier, une image ou un lien à une tâche
Définir et modifier l’avancement des tâches
Exemples de cas pratiques : conduite d’un projet fictif ou inspiré des contextes professionnels des participants, enrichissement de tâches avec les étiquettes, des images et fichiers, des listes de vérification et des dates d’échéance.

Suivi d’un projet et collaboration

Vue d’ensemble des possibilités de collaboration avec Planner
Suivre l’avancement d’un projet grâce à l’onglet Graphiques
Recevoir des emails lorsqu’une tâche change de statut
S’abonner aux mises à jour d’un plan
Communiquer via la messagerie instantanée
Exemples de cas pratiques : définition et mise à jour de l’avancement du projet, suivi de l’état via le tableau de bord.

Intégration avec d’autres outils de la suite Office 365

Créer un plan depuis Outlook
Répondre à des commentaires depuis l’application Outlook Groups
Lier les tâches Planner à un bloc-notes OneNote
Ajouter un plan dans Microsoft Teams
Exporter un plan sur Excel